Die digitale Personalakte – ein Erfahrungsbericht

Bis zur Einführung der digitalen Personalakte von DATEV hat unsere Personalabteilung mit Papierakten gearbeitet, wie dies in vielen Unternehmen immer noch Alltag ist.
Bei unserer Unternehmensstruktur mit mehr als 100 Mitarbeitern, verteilt auf fünf Standorte in Deutschland, war der Verwaltungsaufwand groß und daher oftmals sehr zeitraubend.

In Zusammenarbeit mit der Kanzlei Melzer & Kollegen haben wir vor einiger Zeit die digitale Personalakte von DATEV in unseren Alltag eingebunden. Besonders wichtig war uns der digitale Zugriff auf Personalunterlagen von überall, insbesondere vorteilhaft für Mitarbeiter aus der Personalabteilung mit einem Homeoffice-Arbeitsplatz, sowie der digitale Austausch von Unterlagen mit Melzer & Kollegen.
Heute können wir sagen, dass die Entscheidung für die digitale Personalakte goldrichtig war.

Der Austausch von Lohnunterlagen zwischen unserer Personalabteilung und der Kanzlei Melzer & Kollegen ist mit der digitalen Personalakte von DATEV sehr einfach. Hierzu scannen wir sämtliche Lohnunterlagen, wie z.B. Arbeitsverträge und Personalfragebögen unserer Mitarbeiter, laufend ein und laden diese über das Portal „DATEV Unternehmen online“ hoch. Diese Unterlagen kann der Steuerberater ohne Zeitverzögerung einsehen und nach Einarbeitung in den Lohnabrechnungen verschlagworten und den jeweiligen Arbeitnehmern zuordnen. Im Gegensatz zu anderen Anbietern von digitalen Personalakten ist hier eine Schnittstelle zwischen der Personalabteilung des Arbeitgebers und dem Steuerberater bereits vorhanden. Zusätzlich nutzen wir das Portal auch zur Archivierung von Personalunterlagen, die keine direkte Auswirkung auf die Lohnabrechnung haben, wie z.B. Protokolle über Mitarbeiterbesprechungen oder Protokolle zur Dokumentation von Schlüsselübergaben.

In der digitalen Personalakte ist ein schnelles und einfaches Auffinden gesuchter Unterlagen jederzeit möglich. Die gespeicherten Unterlagen können pro Arbeitnehmer übersichtlich und strukturiert angezeigt werden, aber auch Filtereinstellungen sind möglich, um eine möglichst effektive Ergebniswiedergabe zu erhalten. Wo früher erst das Suchen in der Papierakte folgte, entfällt dieses und Anfragen können daher zügig abgearbeitet werden, da die Unterlagen mit nur wenigen Klicks direkt auf dem Bildschirm angezeigt werden können. Dies führt zu Zeitersparnissen, so dass wir diese gewonnene Arbeitszeit in der Personalabteilung effektiver einsetzen oder auch Personalkosten senken können. Auch bei anstehenden Sozialversicherungs- oder Lohnsteueraußenprüfungen sind angeforderte Unterlagen sofort verfügbar, was zu einer effizienten und wirtschaftlichen Prüfungsvorbereitung führt.