Elektronische Kassen – Ab 2025 besteht die Pflicht zur Anmeldung beim Finanzamt

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20. Mai 2025

Zum Jahreswechsel 2024/2025 trat eine wichtige Änderung in Kraft: Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle elektronischen Kassensysteme beim zuständigen Finanzamt angemeldet werden. Nach mehreren Verschiebungen hat das Bundesfinanzministerium nun die technischen und organisatorischen Voraussetzungen für diese Meldepflicht geschaffen. Um mögliche Konsequenzen wie eine Kassen-Nachschau oder eine Betriebsprüfung zu vermeiden, sollten sich betroffene Unternehmen frühzeitig mit dem Thema auseinandersetzen.

Welche Kassensysteme sind betroffen?

Nicht nur klassische elektronische Registrierkassen fallen unter die neue Regelung. Auch Kassenmodule innerhalb von Softwarelösungen – etwa in Hotelprogrammen, Warenwirtschaftssystemen oder Arztpraxen – können meldepflichtig sein, sofern sie eine Bezahlfunktion beinhalten. Hierzu zählen beispielsweise Abrechnungssysteme von Physiotherapeuten oder auch Schornsteinfegerbetrieben mit integrierter Zahlungsabwicklung.

Was ist zu melden – und bis wann?

Name und Anschrift des Steuerpflichtigen
Steuernummer des Steuerpflichtigen
Art (Zertifizierungs-ID und Seriennummer) der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung
Art des verwendeten oder vorgehaltenen elektronischen Aufzeichnungssystems
Anzahl der verwendeten oder vorgehaltenen elektronischen Aufzeichnungssysteme je Betriebsstätte
Seriennummer des verwendeten oder vorgehaltenen elektronischen Aufzeichnungssystems
Datum der Anschaffung des verwendeten oder vorgehaltenen elektronischen Aufzeichnungssystems
Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems, soweit dieses im Betrieb nicht mehr vorgehalten wird

Für bereits bestehende Systeme endet die Frist zur Meldung am 31. Juli 2025. Neue Systeme, die ab dem 1. Juli 2025 in Betrieb gehen, müssen binnen eines Monats gemeldet werden – ebenso wie außer Betrieb genommene Systeme ab diesem Zeitpunkt.

Wie erfolgt die Meldung?

Die Übermittlung der Kassendaten erfolgt ausschließlich digital über das ELSTER-Portal oder über zertifizierte Schnittstellen anderer Softwareanbieter (sogenannte ERiC-Schnittstellen). Eine Übermittlung per PDF oder in Papierform ist ausdrücklich nicht zulässig. Wichtig: Die Meldung betrifft stets eine einzelne Betriebsstätte, weshalb alle dort verwendeten Kassensysteme in der Mitteilung aufgeführt werden müssen. Auch gemietete oder geleaste TSE-Kassen, die nicht im Eigentum des mitteilungspflichtigen Unternehmens stehen, unterliegen der Mitteilungspflicht.

Wichtiger Hinweis unserer Kanzlei:

Bitte beachten Sie, dass die Kassenmeldung ein technisch anspruchsvoller Prozess ist, der je nach Kassensystem individuelle Anforderungen mit sich bringt. Als steuerberatende Kanzlei übernehmen wir keine direkte Durchführung der Kassenmeldung. Wir empfehlen Ihnen, sich hierzu rechtzeitig mit Ihrem Kassenaufsteller oder Softwareanbieter in Verbindung zu setzen. Diese sind mit den technischen Spezifikationen und Schnittstellen vertraut und können Sie bei der praktischen Umsetzung optimal unterstützen.

Für allgemeine Fragen rund um die steuerlichen Auswirkungen und die organisatorische Vorbereitung stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne beratend zur Seite. Sprechen Sie uns einfach an!