GoBD & Verfahrensdokumentation – Neue Druckmittel der Finanzverwaltung?

Unverändert geht das Finanzministerium in der kurzzeitig veröffentlichten Neufassung des Schreibens zu den GoBD auch für kleine Unternehmen von der Pflicht zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation aus. Ob es in Zukunft größenabhängige Erleichterungen geben wird ist derzeit nicht bekannt.
Allerdings lässt die Finanzverwaltung nach wie vor eine – vielfach unbekannte – Hintertür offen: Denn soweit die Buchhaltung insgesamt nachvollziehbar und nachprüfbar ist, sieht selbst die Verwaltung in ihrem neu gefassten Schreiben in dem Fehlen einer Verfahrensdokumentation keinen formellen Mangel der Buchführung, der die Betriebsprüfung berechtigt, die Buchführung des Unternehmens zu verwerfen.
Dessen ungeachtet wird in vielen Unternehmen – um etwaigen Risiken einer Hinzuschätzung von Betriebseinnahmen zu begegnen – eine Dokumentation angefertigt. In der Praxis kann die Vorhaltung der Dokumentation dem Finanzamt in der Betriebsprüfung in vielen Fällen „den Wind aus den Segeln nehmen“. Denn häufig wird die fehlende Dokumentation von der Betriebsprüfung als Druckmittel eingesetzt um in anderen Punkten (z.B. Warenbestand, PKW-Nutzung etc.) der Auffassung der Betriebsprüfung nachzugeben.

Daher muss immer im Einzelfall abgewogen werden, ob sich der Aufwand für die Erstellung solch einer Dokumentation am Ende lohnt.

Für Betriebe mit elektronischen Kassen gilt: Wer Kassensysteme nutzt, ist verpflichtet, eine separate Verfahrensdokumentation für das Kassensystem anzufertigen. Dies wurde bereits durch erste Finanzgerichts-Urteile bestätigt. Ohne die Unterstützung des Kassenaufstellers gelingt dies in der Praxis nicht. Oftmals wird auch nur der Kassenaufsteller die verpflichtenden Einrichtungs- und Programmierprotokolle sowie die Bedienungsanleitungen liefern können.

Aus unserer Erfahrung werden diese Verfahrensdokumentationen bei jeder Betriebsprüfung angefordert, wenn der Betrieb über eine elektronische Kasse verfügt. Im Gegensatz zur oben beschriebenen allgemeinen Verfahrensdokumentation führt das Fehlen der Dokumentation für das Kassensystem in vielen Fällen zu empfindlichen Hinzuschätzungen (ca. 10 % Umsatzzuschätzung pro Jahr).

Die GoBD verlangen nach wie vor eine Unveränderbarkeit der elektronisch erzeugten Unterlagen. Probleme können sich hier insbesondere beim Einsatz der in Unternehmen weit verbreiteten Office-Anwendungen ergeben. Werden die damit erzeugten Dokumente (Word, Excel, Power-Point etc.) lediglich in einem gewöhnlichen Dateimanager gespeichert, lässt sich eine Unveränderbarkeit aufgrund mangelnder Versionierungs- bzw. Historisierungsmöglichkeit systembedingt in der Praxis nicht erreichen.

Zwar bieten Dokumentenmanagementsysteme (DMS) diese Möglichkeit. Doch verfügen insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) in den wenigsten Fällen über solche Systeme. Den Unternehmen die Implementierung eines solchen Systems abzuverlangen, um eine Revisionssicherheit i.S.d. GoBD zu erreichen, wird von vielen Verbänden kritisiert. Momentan beharrt die Finanzverwaltung jedoch auf diesem Standpunkt. Ob dies durch die Finanzgerichte in einigen Jahren anders gesehen wird bleibt abzuwarten.