Das digitale Komplett-Set: Unternehmen online

16.05.2017

Viele Unternehmen nutzen „DATEV Unternehmen online“ bereits als bequeme und kostengünstige Möglichkeit, Belege zu digitalisieren und rechtssicher zu archivieren. Doch das Software-Paket kann deutlich mehr als nur Buchführung, es hat noch viele weitere Tools an Bord.

Unternehmen Online umfasst nahezu alle bei der täglichen Arbeit anfallenden Bereiche: Vom Auftragswesen bis hin zum Zahlungsverkehr kann alles online bearbeitet und eingesehen werden. Die Belege werden online verwaltet, das Bankkonto ist online einzusehen, das Kassenbuch kann online geführt werden und entspricht den GoBD (=Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung), welche seit dem 01.01.2017 weitere verschärfte Anforderungen besonders an die Kassenbuchführung stellen. Im Kassenbuch wird eine ordnungsgemäße Kassenführung unterstützt, indem es eine automatische Kassenminusprüfung, sowie eine Prüfung auf Vollständigkeit und Chronologie gibt.

Und so funktioniert es:

Die Unternehmen können das für die Buchführung relevante Belegmaterial mittels eines handelsüblichen Scanners einscannen und über eine gesicherte Internetverbindung über eine Smart-Card auf eine von DATEV bereitgestellte Plattform (Unternehmen Online) hochladen. Über eine Rechteverwaltung kann jede Smart Card mit unterschiedlichen Rechten ausgestattet werden. Wir als Kanzlei können das Belegmaterial nahezu zeitgleich gesichert abrufen und verbuchen. So behalten Sie als Unternehmer Ihr vollständiges Belegmaterial in Ihren Geschäftsräumen und haben zusätzlich vollen Zugriff auf das digitale Belegarchiv. So sind die Belege auch noch nach Jahren in sekundenschnelle auffindbar. Die gescannten Belege sind sogar täglich vom Rechenzentrum abholbar. Wir können je nach Bedarf täglich buchen, und so für Sie stets eine aktuelle Offene-Posten- Buchführung erstellen. Auf Wunsch auch Mahn- und Zahlungsvorschläge.

Die Vorteile der Digitalisierung von Belegen im Überblick:

  • Schnellere und aktuellere Buchführung
  • Zeitersparnis im Unternehmen durch Reduzierung von Arbeitsschritten
  • Einfache Erfassung
  • Originalbelege bleiben immer im Unternehmen
  • Sicherer Datenaustausch
  • Minimaler Installations- und Wartungsaufwand
  • Gemeinsamer tagesaktueller Zugriff von Kanzlei und Mandant
  • Die archivierten Belege sind noch nach Jahren in Sekundenschnelle auffindbar
  • Digitales Belegarchiv für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen

Arbeitsprozess mit einer gemeinsamen Plattform: DATEV Unternehmen online

Arbeitsprozess mit einer gemeinsamen Plattform: DATEV Unternehmen online

Unternehmen

  • Digitale Belege und Dokumente
  • Rechnungsdaten
  • Lohndaten

DATEV Untenehmen online

  • Belegarchivierung
  • Geschäftsbücher, Zahlungs-
    verkehr und Bankkonto, Auf-
    tragswesen, Lohnerfassung
  • Unternehmenskennzahlen
  • Datensicherheit

Steuerkanzlei

  • Buchungsinformationen
  • Auswertungen Finanzbuchführung
  • Auswertung Personalwirtschaft
 

Lohn Online:

Es ist möglich, eine digitale Personalakte anzulegen, in welcher die gescannten Dokumente sämtlicher Mitarbeiter einzusehen sind. Über eine Vorerfassungsmaske können die Stammdaten der einzelnen Mitarbeiter auch direkt von den Unternehmern angepasst werden. Es sind Lohn Vorausberechnungen möglich, sowie die Lohn Vorerfassung der geleisteten Stunden der einzelnen Mitarbeiter. Die Kanzlei kann die Daten im Lohnprogramm einlesen und nach kurzer Prüfung der Daten den Lohn abrechnen. Diese Vorerfassung bietet vor allem Betrieben mit geringfügig Beschäftigten , sowie Arbeitnehmern, die Stundenlohn beziehen Vorteile. Die digitale Personalakte kann selbstverständlich unabhängig von der Lohn Vorerfassung angelegt und geführt werden.

Die wichtigsten Personal-, Stamm- und Bewegungsdaten können über eine mehrfach gesicherte und verschlüsselte Online-Anbindung an das DATEV-Rechenzentrum erfasst werden. Die vorerfassten Daten werden im DATEV- Rechenzentrum gespeichert und können über eine Schnittstelle direkt von der Kanzlei im Lohnabrechnungsprogramm eingelesen werden. Es sind keine spezifischen Kenntnisse in der Lohn- und Gehaltsabrechnung für die Vorerfassung notwendig. Mit dem Zahlungsverkehr online/ Bank online, können die Lohnzahlungen in elektronischer Form an die Bank übertragen werden. Die Lohnzahlungen werden nach Fertigstellung direkt in die Bank eingestellt und können von dort an die Bank übertragen werden.

Zahlungsverkehr - Nehmen Sie jeden Beleg nur einmal in die Hand:

Überweisungen können direkt vom Belegbild getätigt werden. Die Bankdaten (inkl. IBAN) werden vom Programm automatisch erkannt und müssen nicht händisch eingepflegt werden. Die Zahlungen können auf Termin gelegt werden, Teilzahlungen sind ebenfalls möglich. Die offenen Zahlungen sind einfach zu überwachen. Die Kontoumsätze sind tagesaktuell einsehbar. Über eine Prüfroutine können Sie diese Kontoumsätze prüfen und die Belege direkt mit
der Zahlung verknüpfen. Dadurch haben Sie einen schnellen und genauen Überblick über Ihre offenen Rechnungen.

Fazit

Die Umstellung auf  Unternehmen Online bietet Ihnen viele Möglichkeiten um Ihre interne Organisation zu optimieren . Wir beraten Sie gerne und stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.


 
 
 
 
 

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